미국 기업의 법무팀에서 일하고 계신 분들이라면, 최근 몇 년간 업무량이 눈에 띄게 늘어난 걸 체감하고 계실 텐데요. 특히 소송 서류 송달 업무가 급증하면서 "이제 정말 한계야"라는 말이 절로 나오는 상황이 아닐까 싶어요.
실제로 업계 최고의 등록 대리인 서비스를 제공하는 CSC에서 미국 전역 250명의 사내 수석 법무 담당자를 대상으로 조사한 결과가 이런 현실을 적나라하게 보여주고 있어요. 소송 서류 송달(Service of Process, SOP) 업무량이 폭증하면서 법무팀의 운영 부담과 규정 준수 위험이 심각한 수준까지 올라갔다는 거죠.
여기서 소송 서류 송달이라는 게 뭔지 간단히 설명드리면, 한 당사자가 다른 당사자에게 법적 조치를 공식적으로 통지하는 법적 절차예요. 쉽게 말해 "우리가 당신을 상대로 소송을 제기했으니 법정에 나와야 해요"라고 공식적으로 알리는 과정이라고 보시면 돼요.
그런데 문제는 이 업무량이 갑자기 확 늘어났다는 거예요. 조사 결과를 보면 정말 놀라운데, 응답자의 76%가 자신들이 소송 서류 송달 관리에 "너무 많은" 또는 "과도한" 시간을 쓰고 있다고 답했어요. 법무팀에 가해지는 운영상의 부담이 얼마나 커졌는지 알 수 있는 대목이죠.
가장 큰 문제는 데이터 정확성이었어요. 응답자의 61%가 이를 소송 서류 송달 관리의 가장 중요한 도전 과제로 꼽았거든요. 그 다음이 급증하는 송달 업무량으로 56%가 선택했고요. 생각해보면 업무량이 늘어나면서 실수할 확률도 함께 높아지는 게 당연한 일이긴 해요.
특히 골치 아픈 건 주마다 다른 규정들이에요. 미국은 연방제 국가라서 각 주마다 서로 다른 법적 요구사항을 가지고 있잖아요? 응답자의 59%가 여러 주에 걸친 다양한 요구사항을 관리하다 보니 운영상 실수가 생긴다고 답했어요. 또한 34%는 주마다 파편화된 접수 과정 때문에 문제가 발생한다고 지적했고요.
상황을 더 복잡하게 만드는 건 개인정보보호 규정들이에요. 주마다 서로 다른 개인정보보호 법규가 있다 보니, 민감한 정보를 처리할 때 일관성을 유지하기가 쉽지 않죠. 한 곳에서는 괜찮던 방식이 다른 곳에서는 문제가 될 수 있으니까요.
CSC의 제품 관리 담당 디렉터인 폴 매튜스는 이런 상황을 이렇게 설명해요. "소송 서류 송달 과정이 복잡해지면서 규정을 준수하기가 더 어려워졌고, 이는 재정적 손실과 평판 손상의 위험을 높이고 있어요. 이런 환경에서는 깊은 전문 지식과 통합 기술을 겸비한 숙련된 등록 대리인과 파트너십을 맺는 것이 필수가 되었죠."
여기에 최근 급속히 증가하고 있는 대량 중재(mass arbitration)도 문제를 키우고 있어요. 놀랍게도 응답자의 93%가 이를 위험과 복잡성을 증가시키는 주요 우려사항으로 꼽았어요. 이미 73%가 보고 오류의 증가를 목격했다고 하니, 상황이 얼마나 심각한지 알 수 있죠.
그렇다면 기술이 해답이 될 수 있을까요? 법무팀들이 증가하는 압박을 관리하기 위해 점점 더 기술에 의존하고 있는 건 사실이에요. 하지만 아이러니하게도 거의 모든 응답자(96%)가 현재의 기술 플랫폼들이 소송 서류 송달 요구사항을 적시에 정확하게 처리하지 못한다는 우려를 표명했어요. 절반 이상은 이에 대해 매우 우려하고 있다고 답했고요.
흥미로운 건 AI 활용도예요. 거의 모든 응답자(97%)가 소송 서류 송달 업무에 어떤 형태로든 AI를 사용하고 있다고 답했어요. 36%는 상당히 적극적으로 도입하고 있다고 하고요. 하지만 많은 사람들이 AI가 송달 업무량을 더 늘릴 것으로 예상한다고 해서 복잡한 심경을 드러냈어요.
매튜스 디렉터는 AI에 대해 이렇게 설명해요. "AI의 핵심 강점 중 하나는 패턴 인식이에요. 원고 측 로펌들이 더 많은 잠재적 청구인을 찾아내는 데 AI를 활용할 거예요. AI는 큰 기회이면서 동시에 위협이기도 하죠. 잘 활용하면 많은 이점을 얻고 시간도 절약할 수 있지만, 잘못 사용하면 상황을 더 복잡하게 만들어 데이터 무결성과 정확성에 문제를 일으킬 수 있어요."
기존 인프라와 인력 부족도 성과를 저해하는 요소들이에요. 응답자의 71%가 통합되지 않은 여러 시스템들이 소송 서류 송달 관리를 방해한다고 답했고, 59%는 아직도 수동 추적이나 기록 보관을 어느 정도 하고 있다고 해요. 거의 절반(49%)은 운영 속도를 늦추고 오류 위험을 높이는 구식 기술을 사용한다고 보고했어요.
이런 압박을 줄이고 확장성을 개선하기 위해서 70%의 법무 부서가 2025년에 소송 서류 송달 아웃소싱을 늘릴 계획이라고 해요. 81%는 향후 3년 내에 추가 증가를 예상한다고 답했죠. 법무팀들이 소송 서류 송달 과정을 일관되게 관리할 수 있는 기술 기반의 전문 파트너를 찾고 있다는 뜻이에요.
결국 이 모든 상황을 종합해보면, 법무팀들이 직면한 도전 과제들이 단순히 업무량 증가만의 문제가 아니라는 걸 알 수 있어요. 복잡해지는 규제 환경, 주마다 다른 요구사항, 기술의 양면성, 그리고 기존 시스템의 한계까지 모든 것이 얽혀 있는 상황이죠.
이런 현실 속에서 여러분의 조직은 어떤 전략을 세우고 계신가요? 기술에 더 많이 의존할 것인지, 아니면 전문 서비스 파트너와의 협력을 강화할 것인지, 아니면 두 가지를 모두 추진할 것인지 고민이 많으실 텐데요. 어떤 선택을 하든 변화하는 환경에 발맞춰 나가는 게 중요할 것 같아요.
