미국 기업 법무팀이 지금 가장 골머리를 앓고 있는 업무가 뭔지 아시나요? 바로 '소송 서류 송달(Service of Process)' 관리예요. 한 당사자가 다른 당사자에게 법적 조치를 공식적으로 통지하는 이 절차가 최근 폭증하면서 법무팀들이 비상이 걸렸거든요.
등록 대리인 및 규정 준수 서비스 전문업체인 CSC가 최근 발표한 연구 결과를 보면 상황이 얼마나 심각한지 알 수 있어요. 미국 전역의 시니어 사내 변호사 250명을 대상으로 한 설문조사에서 무려 76%가 소송 서류 송달 관리에 '너무 많은' 또는 '과도한' 시간을 쓰고 있다고 답했거든요.
법무팀이 이렇게 고생하는 이유는 크게 두 가지예요. 첫 번째는 데이터 정확성 문제인데, 응답자의 61%가 이를 가장 큰 과제로 꼽았어요. 두 번째는 업무량 자체가 급격히 늘어나고 있다는 점이에요. 응답자의 56%가 소송 서류 송달 물량 증가를 주요 문제로 지적했죠.
특히 복잡한 건 미국의 연방제 특성상 주마다 다른 규제가 적용된다는 점이에요. 응답자의 59%가 여러 주에서 소송 서류 송달을 관리할 때 서로 다른 요구사항 때문에 운영상 오류가 발생한다고 답했고, 34%는 주마다 접수 과정이 다르다는 점을 문제로 지적했어요. 게다가 주별로 개인정보보호 규제도 제각각이라 민감한 정보 처리 방식의 불일치 가능성까지 높아지고 있죠.
CSC의 폴 매튜스 제품관리 이사는 "소송 서류 송달 프로세스가 더 복잡해짐에 따라 규정 준수가 더 어려워지고 있으며, 이는 재정적, 평판상 손실 위험으로 이어질 수 있다"고 경고했어요. 그러면서 "이런 환경에서는 전문 지식과 통합 기술을 갖춘 숙련된 등록 대리인과의 협력이 필수가 됐다"고 강조했죠.
여기에 최근 급증하고 있는 '집단 중재(mass arbitration)'가 상황을 더욱 악화시키고 있어요. 응답자의 93%가 이를 소송 서류 송달 관리의 위험과 복잡성을 증가시키는 주요 우려 사항이라고 답했고, 73%는 이미 보고 오류가 늘어나는 걸 목격했다고 해요.
그럼 기술이 이런 문제들을 해결해 줄 수 있을까요? 아쉽게도 현실은 그렇게 간단하지 않아요. 응답자의 96%가 현재 사용하는 기술 플랫폼이 소송 서류 송달 요구를 시기적절하고 정확하게 처리할 수 없다는 우려를 표했거든요.
흥미로운 건 AI 활용 현황이에요. 거의 모든 응답자(97%)가 어떤 형태로든 소송 서류 송달에 AI를 사용한다고 답했는데, 자신들의 AI 도입 수준이 상당하다고 평가한 건 36%에 불과했어요. 그리고 많은 응답자들이 AI가 오히려 서류 접수량을 더욱 증가시킬 것으로 예상한다고 답했죠.
매튜스 이사는 이에 대해 "AI의 핵심 강점 중 하나가 패턴 인식이라 원고 측 로펌들이 더 많은 잠재적 청구인을 식별하는 데 AI를 활용할 것"이라고 분석했어요. 그러면서 "AI는 큰 기회인 동시에 위협이다. 잘 사용하면 많은 시간을 절약할 수 있지만, 잘못 사용하면 상황을 더 혼란스럽게 만들어 데이터 무결성과 정확성에 문제를 일으킬 수 있다"고 설명했죠.
기술적 문제도 만만치 않아요. 응답자의 71%가 통합되지 않은 여러 시스템이 소송 서류 송달 관리를 방해한다고 답했고, 59%는 여전히 일부 수동 추적이나 기록 관리에 의존하고 있다고 해요. 거의 절반인 49%는 운영 속도를 늦추고 오류 위험을 높이는 구식 기술을 사용하고 있다고 보고했어요.
이런 상황에서 많은 기업들이 아웃소싱을 고려하고 있는 것도 당연해 보여요. 부서의 70%가 2025년에 소송 서류 송달 아웃소싱을 늘릴 것으로 예상하고 있고, 81%는 향후 3년 내에 추가 성장을 기대하고 있다고 답했거든요. 법무팀들이 일관된 프로세스 관리가 가능한 전문적이고 기술 기반의 파트너를 찾고 있다는 뜻이죠.
포춘 500 기업의 90% 이상이 선택한 CSC 같은 업체들이 주목받는 이유도 여기에 있어요. 1899년부터 125년 이상 쌓아온 전문성과 첨단 기술을 결합해 복잡한 프로세스를 정확하고 신속하게 관리할 수 있는 역량을 갖추고 있거든요.
결국 이번 연구 결과는 디지털 시대의 역설을 잘 보여주는 것 같아요. 기술이 발전할수록 업무는 더 복잡해지고, AI가 도입될수록 처리해야 할 정보량은 더 늘어나고 있으니까요.
여러분 회사의 법무팀은 이런 변화에 어떻게 대응하고 계신가요? 전문 파트너와의 협력을 통한 효율화가 이제는 선택이 아닌 필수가 되어가는 시대인 것 같은데, 어떻게 생각하시나요?
